MS Excel দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে ব্যবহার করার জন্য কিবোর্ড শর্টকাটের কোনো বিকল্প নেই। আপনার কাজের সুবিধার্থে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ১০০টি এক্সেল শর্টকাটকে কয়েকটি ক্যাটাগরিতে ভাগ করে নিচে বাংলা ব্যাখ্যামূলক তালিকা দেওয়া হলো:
১. ওয়ার্কবুক ও ফাইল ম্যানেজমেন্ট (Workbook & File Management)
এই শর্টকাটগুলো নতুন ফাইল তৈরি, সেভ করা বা বন্ধ করার কাজে ব্যবহৃত হয়।
Ctrl + N: একদম নতুন একটি ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্কবুক (Excel File) তৈরি করতে।
Ctrl + O: আগে থেকে সেভ করে রাখা কোনো এক্সেল ফাইল ওপেন করতে।
Ctrl + S: বর্তমান ওয়ার্কবুকের কাজ সেভ (সংরক্ষণ) করতে।
F12: 'Save As' ডায়ালগ বক্স ওপেন করতে (অন্য নামে বা অন্য লোকেশনে ফাইল সেভ করার জন্য)।
Ctrl + W / Ctrl + F4: চলমান এক্সেল ওয়ার্কবুকটি বন্ধ করতে।
Ctrl + P: এক্সেল শিট প্রিন্ট করার জন্য প্রিন্ট প্রিভিউ ও অপশন ওপেন করতে।
Alt + F4: সম্পূর্ণ এক্সেল সফটওয়্যারটি বন্ধ করতে।
Ctrl + Z: কোনো ভুল বা শেষ কাজটি বাতিল করতে (Undo)।
Ctrl + Y: বাতিল করা কাজটি আবার ফিরিয়ে আনতে (Redo)।
F1: এক্সেল হেল্প (Help) উইন্ডো ওপেন করতে।
২. নেভিগেশন ও সিলেকশন (Navigation & Selection)
ডাটা শিটের ভেতরে দ্রুত এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় যাওয়া এবং সেল সিলেক্ট করার জন্য এগুলো দরকারি।
Arrow Keys (←, ↑, ↓, →): যেকোনো একদিকে এক সেল করে সরে যেতে।
Ctrl + Arrow Key: ডাটা টেবিলের একদম শেষ বা শুরুতে (যেদিকে তীর চিহ্নিত) লাফ দিয়ে চলে যেতে।
Shift + Arrow Key: এক সেল করে সিলেক্ট করতে করতে এগিয়ে যেতে।
Ctrl + Shift + Arrow Key: ডাটা থাকা একদম শেষ সেল পর্যন্ত সব একসাথে সিলেক্ট করতে।
Ctrl + Home: শিটের একদম প্রথম সেলে (A1 সেলে) ফিরে যেতে।
Ctrl + End: শিটের যেখানে শেষ ডাটা আছে, সেই সেলে চলে যেতে।
Ctrl + A: পুরো এক্সেল শিট বা নির্দিষ্ট ডাটা টেবিলটি সম্পূর্ণ সিলেক্ট করতে।
Shift + Space: চলমান সম্পূর্ণ রো (Row/সারি) সিলেক্ট করতে।
Ctrl + Space: চলমান সম্পূর্ণ কলাম (Column) সিলেক্ট করতে।
Page Up / Page Down: স্ক্রিন এক পৃষ্ঠা উপরে বা নিচে নামাতে।
Alt + Page Down: স্ক্রিন ডান দিকে এক পৃষ্ঠা সরাতে।
Alt + Page Up: স্ক্রিন বাম দিকে এক পৃষ্ঠা সরাতে।
Ctrl + Page Down: পরের ওয়ার্কশিটে (Next Sheet) যেতে।
Ctrl + Page Up: আগের ওয়ার্কশিটে (Previous Sheet) যেতে.
F5 / Ctrl + G: 'Go To' ডায়ালগ বক্স ওপেন করে নির্দিষ্ট সেলে সরাসরি চলে যেতে।
৩. ডাটা এন্ট্রি ও এডিটিং (Data Entry & Editing)
সেলের ভেতরের ডাটা পরিবর্তন বা নতুন ডাটা ইনপুট দেওয়ার শর্টকাট।
F2: সিলেক্ট করা সেলটি এডিট মোডে ওপেন করতে (সেলের ভেতরের লেখার শেষে কার্সার যাবে)।
Esc: সেলের এডিটিং ক্যানসেল বা বাতিল করতে।
Enter: ডাটা এন্ট্রি শেষ করে নিচের সেলে যেতে।
Shift + Enter: ডাটা এন্ট্রি শেষ করে উপরের সেলে যেতে।
Tab: ডাটা এন্ট্রি শেষ করে ডানদিকের সেলে যেতে।
Shift + Tab: ডাটা এন্ট্রি শেষ করে বামদিকের সেলে যেতে।
Alt + Enter: একই সেলের ভেতরে নতুন লাইন (Line Break) তৈরি করতে।
Ctrl + Enter: একাধিক সেল সিলেক্ট করে এই শর্টকাট চাপলে সব সেলে একই ডাটা একসাথে ইনপুট হবে।
Delete: সেলের ভেতরের ডাটা বা টেক্সট মুছে ফেলতে (ফরম্যাটিং থাকবে)।
Backspace: সেলের ভেতরের লেখা কেটে দিতে বা এডিট মোডে বামের অক্ষর মুছতে।
Ctrl + D: উপরের সেলের ডাটা হুবহু নিচের সেলে কপি করতে (Fill Down)।
Ctrl + R: বামের সেলের ডাটা হুবহু ডানের সেলে কপি করতে (Fill Right)।
Ctrl + ; (Semicolon): কারেন্ট ডেট বা আজকের তারিখ ইনপুট করতে।
Ctrl + Shift + : (Colon): কারেন্ট টাইম বা বর্তমান সময় ইনপুট করতে।
Ctrl + ` (Grave Accent): শিটের সব সেলের ফর্মুলা একসাথে দেখতে বা লুকাতে (Formula Auditing)।
Ctrl + ' (Apostrophe): ঠিক উপরের সেলের ফর্মুলাটি নিচের সেলে কপি করতে।
৪. ক্লিপবোর্ড এবং কাট/কপি/পেস্ট (Clipboard & Editing)
Ctrl + C: সিলেক্ট করা ডাটা কপি করতে।
Ctrl + X: সিলেক্ট করা ডাটা কাট (Cut) বা সরিয়ে নিতে।
Ctrl + V: কপি বা কাট করা ডাটা পেস্ট করতে।
Ctrl + Alt + V / Alt + E + S: 'Paste Special' ডায়ালগ বক্স ওপেন করতে (শুধু ভ্যালু, ফরম্যাট বা ফর্মুলা পেস্ট করার জন্য)।
৫. ফরম্যাটিং শর্টকাট (Formatting Shortcuts)
টেক্সট ও সংখ্যার আউটলুক বা ফরম্যাট দ্রুত পরিবর্তন করার জন্য।
Ctrl + B: টেক্সট বোল্ড (Bold/মোটা) করতে বা বোল্ড বাদ দিতে।
Ctrl + I: টেক্সট ইতালিক (Italic/বাঁকা) করতে।
Ctrl + U: টেক্সটে আন্ডারলাইন (Underline) দিতে।
Ctrl + 5: লেখার মাঝখান দিয়ে দাগ দিতে (Strikethrough)।
Ctrl + 1: 'Format Cells' ডায়ালগ বক্স ওপেন করতে (সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফরম্যাটিং টুল)।
Ctrl + Shift + ~: জেনারেল (General) নাম্বার ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + $: কারেন্সি (Currency/টাকা বা ডলার) ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + %: পার্সেন্টেজ (Percentage/শতকরা) ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + ^: এক্সপোনেনশিয়াল বা বৈজ্ঞানিক নাম্বার ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + #: ডেট (Date/তারিখ) ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + @: টাইম (Time/সময়) ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + !: কমা (Comma) এবং ডেসিমেলসহ স্ট্যান্ডার্ড নাম্বার ফরম্যাট করতে।
Ctrl + Shift + &: সিলেক্ট করা সেলের চারপাশে বর্ডার (Outline Border) দিতে।
Ctrl + Shift + _ (Underscore): সেলের চারপাশের বর্ডার রিমুভ বা মুছে ফেলতে।
৬. রো এবং কলাম অপারেশন (Row & Column Operations)
Ctrl + 9: সিলেক্ট করা রো (Row) হাইড বা লুকিয়ে রাখতে।
Ctrl + Shift + 9: হাইড থাকা রো আনহাইড (Unhide) করতে।
Ctrl + 0 (Zero): সিলেক্ট করা কলাম (Column) হাইড করতে।
Ctrl + Shift + 0: হাইড থাকা কলাম আনহাইড করতে (অনেক উইন্ডোজে এটি কাজ না করলে Alt, H, O, U, L চাপুন)।
Ctrl + + (Plus Sign): নতুন রো বা কলাম ইনসার্ট/যোগ করতে (প্রথমে রো/কলাম সিলেক্ট করে নিতে হবে)।
Ctrl + - (Minus Sign): সিলেক্ট করা রো বা কলাম ডিলিট/মুছে ফেলতে।
৭. ফর্মুলা ও ডাটা অ্যানালাইসিস (Formulas & Data Analysis)
এক্সেলের মূল কাজ অর্থাৎ হিসাব-নিকাশ দ্রুত করার শর্টকাট।
= (Equal Sign): যেকোনো ফর্মুলা বা সূত্র লেখা শুরু করতে।
Alt + =: অটোসাম (AutoSum) করার জন্য, যা উপরের বা বামের সব সংখ্যার যোগফল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বের করে।
F4 (ফর্মুলা লেখার সময়): সেলের রেফারেন্স লক করতে (Absolute/Relative Reference যেমন: $A$1)।
Tab (ফর্মুলা লেখার সময়): ড্রপডাউন থেকে সাজেস্ট করা ফর্মুলাটি সিলেক্ট ও ব্র্যাকেট ওপen করতে।
Ctrl + Shift + Enter: অ্যারে ফর্মুলা (Array Formula) রান করতে।
F9: শিটের সব ফর্মুলা রিক্যালকুলেট (Recalculate) করতে অথবা ফর্মুলার নির্দিষ্ট অংশের ফলাফল যাচাই করতে।
Shift + F3: 'Insert Function' উইন্ডো ওপেন করতে।
৮. ফিল্টার, সর্ট ও ফাইন্ড (Find, Replace & Filter)
Ctrl + F: কোনো ডাটা খুঁজে বের করার জন্য 'Find' বক্স ওপেন করতে।
Ctrl + H: কোনো ডাটা খুঁজে তা বদলে নতুন ডাটা বসাতে 'Replace' বক্স ওপেন করতে।
Ctrl + Shift + L: ডাটায় ফিল্টার (Filter) চালু বা বন্ধ করতে।
Alt + ↓ (ফিল্টার হেডার সেলে): ফিল্টার ড্রপডাউন মেনু ওপেন করতে।
F3: ডিফাইন করা নাম (Defined Names) ফর্মুলায় পেস্ট করার উইন্ডো আনতে।
৯. চার্ট এবং টেবিল (Charts & Tables)
ডাটাকে ভিজ্যুয়াল রূপ দিতে এই শর্টকাটগুলো ম্যাজিকের মতো কাজ করে।
Ctrl + T: সিলেক্ট করা ডাটাকে একটি অফিসিয়াল এক্সেল টেবিলে (Excel Table) রূপান্তর করতে।
Alt + F1: সিলেক্ট করা ডাটা দিয়ে একই শিটের ভেতর একটি ডিফল্ট চার্ট (Chart) তৈরি করতে।
F11: সিলেক্ট করা ডাটা দিয়ে একটি সম্পূর্ণ নতুন 'Chart Sheet'-এ চার্ট তৈরি করতে।
১০. অ্যাডভান্সড ও রিবন শর্টকাট (Advanced & Ribbon Navigation)
মাউস ছাড়া এক্সেলের ওপরের মেনুবার বা রিবন নিয়ন্ত্রণ করার উপায়।
Alt বা F10: রিবন মেনুর 'Key Tips' অন করতে (এর পর কিবোর্ডের অক্ষর চেপে যেকোনো মেনুতে যাওয়া যায়)।
Ctrl + F1: এক্সেলের উপরের রিবন মেনুবার হাইড বা শো (লুকাতে বা দেখাতে) করতে।
Alt + H + O + I: কলামের ডাটা অনুযায়ী কলামের চওড়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিট করতে (AutoFit Column Width)।
Alt + H + M + C: সিলেক্ট করা সেলগুলোকে মার্জ ও সেন্টার (Merge & Center) করতে।
Alt + H + A + C: সেলের লেখাকে মাঝখানে (Center Align) আনতে।
Alt + A + M: ডাটা টেবিল থেকে ডুপ্লিকেট ডাটা রিমুভ (Remove Duplicates) করতে।
Alt + D + P: পিভট টেবিল (PivotTable) তৈরি করার উইন্ডো আনতে।
Shift + F2: সেলে কোনো নোট বা কমেন্ট (Comment) যোগ করতে বা এডিট করতে।
Ctrl + Shift + + (সেলের ওপর): 'Insert' ডায়ালগ বক্স ওপেন করতে।
Alt + F11: ভিবিএ (VBA - Visual Basic for Applications) বা ম্যাক্রো উইন্ডো ওপেন করতে।
Alt + F8: সেভ করা ম্যাক্রো (Macro) রান করার ডায়ালগ বক্স আনতে।
প্রো-টিপ: এই ১০০টি শর্টকাট মুখস্থ করার চেয়ে প্রতিদিনের কাজের সময় মাউস ব্যবহার না করে অন্তত ৫টি করে শর্টকাট অ্যাপ্লাই করার চেষ্টা করুন। কিছুদিন অনুশীলন করলেই এগুলো আপনার হাতের ছোঁয়ায় চলে আসবে!
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন